Délai d'attente entre les envois courriels

Le système eZsign applique automatiquement un délai d’attente entre les envois de courriels afin d’éviter que les destinataires reçoivent plusieurs notifications rapprochées lorsqu’un dossier évolue rapidement.

Ce mécanisme permet d’optimiser la communication tout en évitant la surcharge de courriels pour un même utilisateur.

Fonctionnement général

Lorsqu’un document progresse à l’étape suivante (ex. : une signature est apposée ou un formulaire est rempli), eZsign envoie une invitation à signer aux destinataires concernés de cette nouvelle étape.

Les destinataires peuvent être :

• des signataires ,

• des utilisateurs du système ,

• ou des groupes d’utilisateurs (le courriel est alors envoyé à l’adresse liée au groupe).

Application du délai d’attente

Lorsque eZsign envoie un courriel à un destinataire pour un dossier eZsign, un délai d’attente d’une heure est activé pour ce destinataire dans ce dossier.

Pendant cette période :

• Aucun autre courriel ne sera envoyé à ce même destinataire, même si d’autres documents passent à une étape nécessitant son action.

• Ce délai s’applique uniquement au même dossier.

Exemple de situation

Dans cet exemple, Jane est la signataire désignée à l’étape 1 pour les trois documents du dossier.

Lorsque Jane signe le premier document, John, le signataire de l’étape 2, recevra une notification par courriel l’informant qu’un document l’attend pour signature.

Si Jane signe un deuxième document quelques minutes plus tard, John ne recevra pas de nouveau courriel, car un délai d’attente d’une heure est en place.

Par contre, si Jane signe un troisième document 90 minutes après le premier , John recevra alors une nouvelle notification, car le délai d’attente sera terminé.

NOTE: Ce système évite d’envoyer trop de courriels à un même utilisateur et permet une communication plus efficace.

Fin du délai d’attente

Le délai d’attente se termine dans les cas suivants :

• Un signataire externe se connecte à son lien de signature.

• Un utilisateur du système accède à la page de signature.

• Le délai d’une heure s’est écoulé depuis l’envoi du dernier courriel.