Ajouter/Utiliser/Modifier un document type ​

Dans le cas où vous avez un document en particulier dans lequel les informations seront fixes et les champs seront toujours du même type et aux mêmes endroits (seuls les noms des signataires changeront), vous avez la possibilité de créer un document type (qui contiendra des champs et un document). Il suffit d’ajouter manuellement, seulement pour la première fois, le document désiré dans un dossier et les champs dans ce document, et de sauvegarder ce modèle dans la liste des modèles. Vous pourrez ainsi l’utiliser ultérieurement dans un dossier pour accélérer le processus d’ajout de document et de mise en place des champs. Il pourrait s’agir, par exemple, d’un courtier qui doit faire signer électroniquement un formulaire d’engagement (dont les informations sont les mêmes pour tous les clients) par tous ses clients et qui doit en accuser réception.

Ajouter un document type ​

Avant de pouvoir utiliser un document type dans un dossier de signature électronique, il faut l’ajouter à la liste des modèles.

NOTE : L’utilisateur qui a créé le dossier est automatiquement ajouté dans les destinataires.

  • Cliquez sur le nom du fichier ou sur l’icône Stylo-plume pour faire apparaître le document.

  • Ajoutez les champs désirés dans le document. Dans cet exemple : "Nom du client (Client Un)" et "Accusé de réception du courtier (Carole-Anne Hébert)". Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter/Modifier/Supprimer manuellement un champ dans un document.

  • Lorsque tous les champs désirés sont ajoutés, cochez la case Sauvegarder le modèle.

  • Cliquez sur Traiter.

  • Nouveau modèle : "Modèles personnels" sera sélectionné par défaut.

  • Inscrivez le Nom du modèle c’est-à-dire le nom du document/formulaire. Dans cet exemple : "Engagement du client".

  • Document type : Sélectionnez "Ajouter".

  • Sélectionnez la Langue du modèle appropriée.

  • Nouveau rôle : Attribuez un rôle aux signataires de ce document. Dans cet exemple : Client Un (champ turquoise) est le client et Carole-Anne Hébert (champ jaune) est du courtier.

  • Cliquez sur Créer et le document type sera ajouté à la liste des modèles.

  • Vous pouvez maintenant procéder à la suite des étapes, c’est-à-dire :

Utiliser un document typedans un dossier eZsign**** ​

Lorsqu’un document type a été ajouté à la liste des modèles, il est possible de l’utiliser dans un dossier eZsign pour ajouter rapidement un document avec les champs appropriés.

  • Créez un dossier eZsign dans le même type de dossiers que lors de la création du document type. Dans cet exemple, le dossier est nommé : "Engagement - Client 2" et le type du dossier est "Autre". Pour plus d’informations, voir l’article Créer un dossier eZsign.

  • Ajoutez le signataire dans la section "Liste des signataires". Dans cet exemple : "Client Deux". Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter/Modifier/Supprimer un signataire dans un dossier eZsign.

NOTE : L’utilisateur qui a créé le dossier est automatiquement ajouté dans les destinataires.

  • Dans la section "Liste des documents", cliquez sur cette icône

(Ajouter des documents types).

  • Sélectionnez le nombre désiré pour le champ Expiration dans combien de jours? (1 à 30) et la Date limite de signature du document s’inscrira automatiquement. Vous pouvez aussi inscrire manuellement la Date limite de signature du document (Limite de 30 jours). Le lien envoyé par courriel ne sera plus valide après cette date.

  • Sélectionnez le D****oc ument type désiré à l’aide de la flèche verte simple ou en double-cliquant dessus. Dans cet exemple : "(fr) Engagement du client".

  • Dans la section "Associations", attribuez le rôle approprié à chacun des signataires de ce document. Dans cet exemple : Client Deux (champ turquoise) est le client et Carole-Anne Hébert (champ jaune) est le courtier.

  • Cliquez sur Traiter.

  • Le document PDF et les champs ont été ajoutés automatiquement dans le dossier.

NOTE : Vous pouvez vérifier les champs en cliquant sur l’icône Stylo-Plume dans la section "Liste des documents". Cliquez sur Traiter lorsque vous avez terminé la vérification et les modifications (si applicable).

Modifier un document type ​

Si un document utilisé dans un document type a été modifié, comme par exemple un ajout de paragraphe, il est possible de modifier le document type de l’ancienne version en le remplaçant par la nouvelle version.

  • Créez un dossier eZsign dans le même type de dossiers que lors de la création du document type. Dans cet exemple, le dossier est nommé : "Engagement - Client 3" et le type du dossier est "Autre". Pour plus d’informations, voir l’article Créer un dossier eZsign.

  • Ajoutez le signataire dans la section "Liste des signataires". Dans cet exemple : "Client Trois". Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter/Modifier/Supprimer un signataire dans un dossier eZsign.

NOTE : L’utilisateur qui a créé le dossier est automatiquement ajouté dans les destinataires.

  • Dans la section "Liste des documents", cliquez sur le nom du fichier ou sur l’icône Stylo-Plume.
  • Cliquez sur Charger le modèle.

  • Vous pouvez faire une Recherche du modèle en écrivant son nom dans ce champ ou vous pouvez le sélectionner à partir de la liste déroulante des modèles en Français ou en Anglais. Dans cet exemple : "Engagement du client".

  • Attribuez le rôle de chacun des signataires. Dans cet exemple : Client Trois (champ turquoise) est le client et Carole-Anne Hébert (champ jaune) est le courtier.

  • Cliquez sur Traiter et les champs apparaîtront automatiquement dans le document aux mêmes endroits que dans le modèle que vous avez sélectionné.

  • Au besoin, modifiez les champs. Si vous avez ajouté ou retiré du texte dans le document, il se pourrait que les champs ne soient plus positionnés aux bons endroits. Dans cet exemple, du texte a été ajouté alors les champs doivent être déplacés vers le bas.

  • Lorsque vous avez terminé les changements, cochez la case Sauvegarder le modèle.

  • Cliquez sur Traiter.

  • Cochez la case Remplacer le****modèle et sélectionnez le modèle désiré à partir de la liste déroulante. Dans cet exemple : "Engagement du client".

  • Dans le Nom du modèle , inscrivez le même nom pour ne pas avoir plusieurs versions du même document. Dans cet exemple : "Engagement du client".

  • Document type : Sélectionnez "Remplacer".

  • Langue du modèle : Ne peut pas être modifiée.

  • Ancien rôle et Nouveau r ôle : Attribuez les rôles aux signataires de ce document. Dans cet exemple, les rôles restent les mêmes : Client Trois (champ turquoise) est le client et Carole-Anne Hébert (champ jaune) est le courtier.

  • Cliquez sur Créer et le modèle sera remplacé dans la liste des modèles.

  • La prochaine fois que vous cliquerez sur cette icône

(Ajouter des documents types) dans un dossier eZsign, vous pourrez sélectionner la nouvelle version de ce document type.

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