Ajouter/Modifier un rapprochement de comptes - Cartes de crédit

Lorsque vous recevez un relevé de carte de crédit, vous pouvez comparer les transactions (retraits et dépôts) du relevé avec celles d’eZmax afin de vous assurer de leur concordance et de trouver des justifications aux différences éventuelles entre les deux soldes.

Ajouter un rapprochement de comptes

• À partir du menu Principal >> Comptabilité >> Rapprochements de comptes.

• Cliquez sur Actions >> Nouveau rapprochement de comptes.

• À partir des listes déroulantes, sélectionnez le Compte que vous voulez rapprocher (Carte de crédit. Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter une carte de crédit comme méthode de paiement (En tant que compte bancaire).) et la Période comptable désirée. Par exemple, si la date du relevé est le 15 janvier 2020, sélectionnez la période 2020-01.

NOTE : Un relevé de carte de crédit n’est pas nécessairement du 1er au 30 d’un mois.

• Cliquez sur Traiter.

• La première étape consiste à entrer le Solde pour "Nom du compte" à la fin de la période AAAA-MM. Comme il s’agit d’une dette, le montant doit être négatif.

• Ensuite, pour chacun des onglets, vérifiez et cochez les montants qui apparaissent dans la liste d’eZmax et surlignez ces montants sur votre relevé de carte de crédit imprimé.

Nous vous suggérons de cliquer régulièrement sur Traiter pour enregistrer vos sélections (comme par exemple les cases cochées des paiements). Vous pourrez revenir modifier le rapprochement du compte que vous venez de créer à partir du menu Actions >> Modifier le rapprochement de comptes.

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Paiements par cartes de crédit

• Onglet "Paiements par carte de crédit jusqu’au AAAA-MM" : Liste de tous les paiements effectués avant et pendant la période comptable sélectionnée (dans cet exemple, jusqu’au 31 janvier 2020).

• Onglet "Paiements par carte de crédit après AAAA-MM" : Liste de tous les paiements effectués après la période comptable sélectionnée (dans cet exemple, après le 31 janvier 2020).

Paiements non comptabilisés

• Onglet "Paiements non comptabilisés" : Liste des paiements qui ont passé dans le compte de carte de crédit mais qui n’ont pas été rentrés dans eZmax en tant que dépôt, achat ou paiement. Exemple : Frais de cartes de crédit (retrait) et crédits d’un fournisseur (dépôt).

• Entrez le nom du Fournisseur (par exemple, le nom de la société émettrice de votre carte de crédit), la Date à laquelle le paiement a passé et le Montant.

Avertissement

Lorsqu’il s’agit d’un retrait, le Montant inscrit doit être positif et lorsqu’il s’agit d’un dépôt, le Montant inscrit doit être négatif.

NOTE : Pour un même type de paiement, si vous avez eu plusieurs paiements sur un relevé de carte de crédit (et donc plusieurs dates), vous pouvez inscrire une date seulement dans le champ Date et le montant total de ces paiements dans le champ Montant.

• Indiquez si le paiement est Taxable ou non. Si oui, assurez-vous de sélectionner la configuration de taxes appropriée.

• Incluses : Cochez cette case si le montant entré inclut les taxes.

• Représentation : Cochez cette case seulement si le paiement comprend des frais de représentation (p. ex. restauration).

• Cliquez sur l’icône + vert ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier lorsque vous êtes dans le champ Montant.

• Vérifiez le Code de GL associé au fournisseur qui apparaîtra par défaut. Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter/Modifier un fournisseur.

• Cliquez sur l’icône + vert ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier lorsque vous êtes dans le champ Montant et le paiement sera ajouté.

• Vous pouvez supprimer ces paiements en cliquant sur le X rouge.

• Une fois que vous aurez cliqué sur Traiter , il est possible de renverser le paiement en cliquant sur l’icône Flèche bleue.

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• Dans la section du bas du rapprochement, vous pouvez voir un résumé des activités bancaires :
  • Avances ou paiements en circulation : Si vous payez, par exemple, le solde de votre carte de crédit dans la même période que la date du relevé de carte de crédit (période du rapprochement), inscrivez le montant du paiement (positif) dans le champ.
  • Achats portés au compte prématurément à la banque : Tous les achats portés au compte à une date ultérieure à la période comptable du rapprochement qui ont été cochés dans l’onglet "Paiements par carte de crédit après AAAA-MM".
  • Paiements par carte de crédit en circulation : Montant de tous les paiements qui n’ont pas été cochés.
  • Sous-total : Solde du compte rapproché à la fin de la période de rapprochement + tous les dépôts - tous les retraits.
  • Solde du GL : Le solde du Grand Livre au moment du rapprochement de ce compte.
  • Différence : Sous-total - Solde du GL.

Avertissement

À la fin du rapprochement du compte, la Différence doit être à 0.00$.

Informations

Si le résultat de la Différence est le même montant que le solde de la carte de crédit, soit le paiement n’a pas été effectué dans eZmax ou le paiement a été effectué dans la même période comptable que la date du relevé de carte de crédit (période du rapprochement).

• Lorsque vous avez terminé la vérification de tous les montants sur eZmax par rapport à ceux sur le relevé de carte de crédit, cliquez sur Traiter et le rapprochement de ce compte sera ajouté dans le système.

• Une fois le rapprochement du compte créé, à partir du menu Actions, vous aurez la possibilité de :
  • Modifier le rapprochement de comptes : Pour plus d’informations, voir plus bas dans cet article.
  • Imprimer le rapprochement de comptes : Voir l’exemple ci-dessous.

* Afficher la liste des transactions en circulation : Liste des dépôts et retraits pas encore affichés dans le compte mais traités dans eZmax.

• Vous pouvez ajouter le relevé du compte dans la GED (Gestion électronique des documents) en cliquant sur l’icône Gestion des documents

située dans le haut à gauche de la page du rapprochement. Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter des documents dans la GED.

Modifier un rapprochement de comptes

• Pour modifier un rapprochement de comptes existant, sélectionnez-le à partir de la Liste des rapprochements de comptes.

• Cliquez sur Actions >> Modifier le rapprochement de comptes.

• Effectuez les changements désirés et cliquez sur Traiter pour les enregistrer.